Perché una buona organizzazione è importante?

Scenari organizzativi

Mara

Il suono fastidioso della sveglia dello smartphone. Una mano che sbuca dal piumone trova a tastoni la fonte del rumore e, con un gesto automatico, la mette a tacere. La mano si ritira sotto il piumone. Un’ora dopo, colpi ripetuti dal piano di sotto. Mara si alza di scatto a sedere sul letto, impacciata dal piumone che l’ha praticamente mummificata. È inviperita: come si permettono a cominciare i lavori all’alba? Afferra lo smartphone e le prende un colpo: non ha sentito la sveglia, è in ritardo su tutto, deve farsi la doccia, vestirsi, rispondere a due mail importantissime per le quali il giorno prima non ha avuto tempo, uscire e andare a una riunione di lavoro che inizia… TRA MEZZ’ORA!

Corre in bagno, si lava la faccia e i denti, si butta un po’ di crema idratante sulla faccia e un po’ di deodorante sotto le ascelle, torna in due secondi in camera, apre l’armadio, non sa cosa mettersi, ieri non ha fatto la lavatrice e poi non sa nemmeno se piove o c’è il sole, comunque vabbè, si infila i vestiti del giorno prima che forse non sono adatti alla circostanza ma tanto si sa che lei è una creativa, prende la borsa al volo, cerca le chiavi di casa… DOVE SONO LE CHIAVI DI CASA? Intanto mentre cerca quelle raduna anche le cose che deve portare alla riunione, ma cavolo si è scordata di stampare le copie del progetto. PERCHÉ? Ok non importa, siamo nell’era digitale, il progetto lo manderà via mail dallo smartphone durante il tragitto… MA DOVE SONO LE CHIAVI??? Forse nelle tasche della giacca. Sissì, per forza sono lì, si mette la giacca, fruga nelle tasche ma le chiavi non ci sono. Nel frattempo si rende conto che non ha neanche fatto pipì, corre in bagno e fa pipì, intravede la sua faccia nello specchio e si fa orrore, almeno un filo di trucco deve metterlo, cerca il copriocchiaie nella trousse e… ECCO LE CHIAVI!

Si infila le chiavi in tasca, si scorda del trucco, riprende la borsa al volo ed esce di casa. La riunione è… TRA CINQUE MINUTI! Deve prendere un taxi, in autobus non ce la farà mai. Per fortuna passa un taxi libero proprio davanti a casa sua, Mara sale, dà l’indirizzo, tira fuori lo smartphone, inizia a scrivere la mail a cui allegherà il progetto che non ha stampato, ma invece no, perché il file del progetto non l’ha salvato in cloud. PERCHÉ??? Chiede al tassista di riportarla a casa, ha dimenticato una cosa, sale di corsa a casa e prende il computer, ridiscende, risale sul taxi, ma cavolo la riunione comincia ORA. E comunque c’è traffico, dice il tassista, ci vorranno almeno QUARANTA MINUTI, dice il navigatore. Mara è stremata. Le sue giornate sono faticosissime.

Lara

Il suono fastidioso della sveglia dello smartphone. Lara si stiracchia perbene, si mette a sedere sul letto, afferra lo smartphone e spegne la suoneria.

Si alza, va in cucina, mette sul fuoco la caffettiera che aveva caricato il giorno prima, prepara la colazione e si siede a mangiare. Poi beve il caffè, lava le stoviglie della colazione e va in bagno.

Si fa la doccia, si lava i denti e passa il filo interdentale, si mette il deodorante e le varie creme occhi-viso-corpo, si trucca.

Poi torna in camera da letto, apre l’armadio, tira fuori quello che le serve, si veste e va nello studio.

Prende una cartellina trasparente, ci infila le copie del progetto da distribuire alla riunione, la mette nella borsa, si infila la giacca ed esce.

È una bella giornata, alla riunione andrà a piedi. Poi, visto che arriverà comunque in anticipo, si fermerà al bar per un altro caffè e per controllare le email. Lara sorride, pronta a godersi la passeggiata.

La disorganizzazione costa

Mara arriva alla riunione con tre quarti d’ora di ritardo, impreparata sul piano professionale, trasandata e stressata. In più, ha dovuto sostenere la spesa imprevista del taxi e, nella confusione, si è scordata di rispondere a due email che sono in attesa dal giorno prima. La giornata è appena iniziata, ma la sua disorganizzazione le è già costata piuttosto cara.

Lara arriva alla riunione puntuale, preparata, curata e rilassata – e ha fatto anche un po’ di moto. Forse anche la sua sarà una giornata faticosa, ma la sua organizzazione le renderà le cose più facili.

D’accordo, sono due casi estremi, peraltro nemmeno veri. Ma molto verosimili. Mara e Lara incarnano la differenza che c’è tra una persona disorganizzata e una organizzata.

I vantaggi di una buona organizzazione personale

Quando una persona è ben organizzata, la sua vita sembra scorrere in modo più fluido. Le persone organizzate sanno sempre cosa devono fare, sono in grado di afferrare al volo le opportunità, non si lasciano distrarre da ciò che potrebbe distoglierle dai loro scopi e desideri.

Scendendo nel dettaglio, una buona organizzazione personale:

  • fa risparmiare tempo: il tempo è una risorsa limitata ed è meglio usarlo per lavorare, rilassarsi, imparare qualcosa, dormire o divertirsi, piuttosto che per cercare le chiavi di casa o fare inutili andirivieni perché si è dimenticato qualcosa;

  • fa risparmiare denaro: anche il denaro è una risorsa limitata e, se siamo ben organizzati, possiamo evitare di spendere soldi per affittare box in cui conservare cianfrusaglie inutili, per comprare armadi extra in cui riporre abiti che non metteremo mai più, per acquistare doppioni di oggetti che possediamo ma non riusciamo a trovare, per prendere taxi quando siamo in ritardo, per mangiare fuori quando abbiamo il frigo vuoto… gli esempi sono infiniti;

  • riduce lo stress e rende più rilassati: le ricerche affannose, le perdite di tempo, le spese impreviste, l’insicurezza sull’andamento delle singole giornate e sull’esito dei progetti in corso… sono tutti effetti della disorganizzazione che, a loro volta, causano stress; al contrario, una buona organizzazione personale permette di affrontare in modo più rilassato anche giornate molto piene e progetti impegnativi;

  • semplifica le giornate: chi è ben organizzato sa cosa deve e cosa può fare durante la giornata, ha ben chiaro a chi e a cosa deve dire di no e riesce a sfruttare al meglio le proprie energie;

  • rende più efficienti e flessibili: gli imprevisti capitano a tutti, che si tratti di un lavoro non programmato, un computer che si rompe o una macchina con la batteria a terra; chi è già in affanno a causa di una cattiva organizzazione fa più fatica a fronteggiarli, mentre chi è ben organizzato riesce a cavarsela meglio: magari perché ha un’agenda chiara, ha fatto regolarmente il backup o ha in macchina i cavetti per la batteria;

  • permette di affrontare positivamente i cambiamenti e le novità: a volte i cambiamenti arrivano improvvisi, tra capo e collo, e non sempre sono allegri come una vincita alla lotteria; altre volte siamo noi a volerli e a impegnarci per far prendere alla nostra vita una direzione diversa; in entrambi i casi, una buona organizzazione ci permette di gestire al meglio la nuova situazione e di coglierne tutte le opportunità;

  • favorisce i rapporti con gli altri: che le relazioni umane siano anche una questione di organizzazione è un aspetto a cui non si pensa quasi mai; eppure, se abbiamo una casa comoda e accogliente, sarà più facile invitare amici e parenti e ricevere visite impreviste; se le nostre giornate sono fluide e rilassate, avremo tempo per una telefonata, un caffè con un’amica e quattro chiacchiere; se non passiamo le serate al lavoro per rincorrere le scadenze, la nostra vita sociale, affettiva e amorosa sarà più felice;

  • le cose organizzate sono più belle: anche a questo si pensa poco, e basterebbe qualche foto “prima e dopo” la riorganizzazione di uno spazio per illuminare il concetto… ma preferisco fare appello alla vostra immaginazione!

Come imparare a organizzarsi

Tornando a Mara e Lara, i due personaggi simbolo che abbiamo incontrato all’inizio, possiamo certamente dire che Mara non fa parte di quella piccola percentuale di persone che hanno un senso innato dell’organizzazione.

Ma cosa possiamo dire di Lara? È una donna naturalmente organizzata oppure si è data da fare per affinare le sue abilità organizzative? Da quel poco che abbiamo visto di lei, non lo sappiamo per certo. La cosa importante è capire che non tutte le persone organizzate sono nate così: le abilità organizzative, come tante altre, si possono imparare. In che modo?

Si può imparare dall’esperienza, per prova ed errore, ma è uno stile di apprendimento che non tutti amano e che può essere molto lungo e dispendioso in termini di tempo e di energie.

Si può imparare studiando per conto proprio i testi dedicati all’organizzazione, avendo cura di scegliere quelli più autorevoli, intelligenti e approfonditi ed evitando le operazioni puramente commerciali che sfruttano la moda del riordino; benché più mirato, anche questo può essere un percorso lungo, che rischia inoltre di essere frustrante per chi vuole risolvere velocemente un problema specifico.

Infine, si può imparare rivolgendosi a una professionista dell’organizzazione, o professional organizer, che interviene per risolvere problemi specifici in diversi ambiti (casa, lavoro, stile di vita) creando soluzioni personalizzate e, nel contempo, trasmettendo le abilità organizzative necessarie per portarle avanti.

Naturalmente un percorso non esclude l’altro. Per orientarti, dai un’occhiata al mio blog, consulta le faq, scopri come funziona o contattami.